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論銀行授信檔案管理中的問題及對策

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摘要:銀行的授信檔案區別于一般檔案,有產生機構的復雜性、存在狀態的動態性、載體形式的多樣性三個方面的特點,因此在授信檔案的管理中存在著收集難度大、保管方式陳舊、信息化程度不高的問題,通過在實際工作中的研究和總結,提出采取加強整體規劃、制定標準規范、構建信息化平臺三個方面的對策來解決授信檔案管理中的問題。

關鍵詞:授信;檔案;管理

1授信檔案的特點

授信檔案是銀行在對各類企業或個人客戶授信活動中形成的,反映信貸業務工作情況并具有保存價值的文件資料的總稱,一般包括受理、調查、審查、審議、審批、放款、授信后管理資料。它是銀行與企業(個人)雙(多)方債權、債務關系的原始憑證及銀行依法催收的重要法律依據,是銀行核心業務檔案之一。授信檔案不僅具有一般檔案所具備的屬性,同時還具備“產生機構的復雜性、存在狀態的動態性、載體形式的多樣性”等特點,特點的分析是我們解決問題的立足點。

1.1產生機構的復雜性。授信檔案,不同于一般檔案的重要特點就是產生機構的復雜性。授信檔案,顧名思義,是在授信業務過程中產生的文件資料,授信業務從貸款受理直到授信后管理,需要調查、審查、審批、放款等多個步驟才能完成。根據授信工作“審貸分離”的原則,一定是由多個部門共同完成的,而且根據不同種類的授信業務,產生的部門也不盡相同。授信檔案的產生,要涉及公司業務部、個人業務部、授信審批部、授信管理部、風險合規部等部門,因此,銀行授信檔案的來源是復雜多樣的。

1.2存在狀態的動態性。授信業務的流程較為繁雜,其授信工作也是一項漫長且不斷完善的過程。授信業務在貸款受理、調查、審查、審批之后,客戶部門還會定期召開授信后工作例會,信管部門還會開展風險預警、風險分類、放款審核等工作,仍然產生大量應歸檔的文件資料。有些貸款雖然已還清歸檔,但由于后期該項貸款做了“倒貸”的處理,仍然還會認定不良貸款,那么還會產生應歸檔資料,因此授信檔案從形成之始到歸檔保存均處在動態變化中。

1.3載體形式的多樣性。隨著銀行風險把控越來越嚴格,對于授信業務的擔保管理也越加重視,擔保人或客戶可以通過提供抵質押物品,來獲得銀行較高的授信額度,銀行也因暫時獲得抵質押物品的所有權而降低自身風險。因此在授信業務中,除了文件資料以外,還有各種載體形式的抵質押物的證明資料需歸檔保存。如各種房屋產權證、保險憑證單、有價值的實物等。

2授信檔案管理中存在的問題

2.1產生資料部門多,集中收集難度大。一般而言,授信業務各環節產生的文件由各部門自行保管,部門保存文件時,往往從自身角度出發,將自以為具有保存價值的資料保管好,不重視歸檔范圍內文件的積累,容易造成歸檔文件的缺失。同時部門之間缺乏溝通,各自為政,導致授信業務的冗長和不連貫,檔案收集工作難度很大。如何實現授信各個部門之間工作的有效銜接,保證歸檔文件齊全完整是檔案部門面臨的首要問題。另外,銀行授信文件形成的動態性也加大了檔案室的收集難度,檔案室經常要向業務部門催收文件材料,而且部門之間也會在提供歸檔文件時出現扯皮現象,檔案收集工作難以齊全。

2.2載體形式多樣,保管方式需創新。授信檔案不僅有紙質材料,而且還有抵質押物品的登記文件原件、保險原件以及存單、國債等重要有價單證。隨著銀行風險防控越來越嚴格,這就要求借款人提供足額的抵質押物,歸檔保存的各種有價單證的數量也會隨之增加。文件材料的整理可以按照歸檔文件整理規則,裝訂、編號、裝盒、上架進入檔案室保管,而有價單證只是因為貸款抵押的需要而暫時存放單位保管,待貸款還清后還需歸還給借款人,因此,與銀行其他檔案相比,需要找到合適的方法做好這部分單證的保管。

2.3信息化程度不高,實體和電子需匹配。商業銀行為了提高授信審批的效率,近年來在業務中大多增設了前端影像平臺,從發放審核提交的審批材料到業務發起的文件材料進行掃描上傳,實現授信從流轉到審批過程的全部業務在線完成。而客戶信息的更新、貸后管理過程中還會產生大量的文件資料需要保存,但根據我們對多家銀行調研結果顯示,大部分系統設計的流程沒有將這部分文件資料進入系統保存,使得系統數據和實體不能一一對應,并且檔案系統和前端影像系統也不能兼容,導致授信檔案查找工作仍然依賴于檔案實體的查找,業務人員要花費大量的時間在檔案數據的查找上,檔案利用服務的滿意度較低。

3授信檔案管理的建議和對策

3.1加強授信檔案管理的整體規劃。商業銀行應該結合行內現有的授信業務管理體系和現狀,從宏觀和微觀兩個方面,即從授信業務的管理和管理所需的要素兩個方面,對授信檔案的管理進行整體的設計與規劃。從宏觀角度,重點查看授信檔案的管理是否融入現有的授信業務管理之中,檔案工作流程和業務流程是否能夠有機地結合起來。要做到這一點,檔案人員要充分地了解掌握授信業務的工作流程,根據授信業務的工作流程,規劃授信檔案管理以及提出檔案管理系統的功能模塊設計。管理所需的要素是以授信檔案管理活動為對象,從微觀角度對管理活動中涉及的管理系統、規章制度、管理人員等要素進行規劃研究。授信檔案的特點,決定了對授信檔案的管理具有了不同于其他檔案的管理行為。對授信檔案管理從微觀和宏觀兩個方面進行規劃是管理工作有序開展的重要保障,是提升管理水平的有效途徑。

3.2制定授信檔案的標準和規范。目前國家檔案局和中國銀監會對授信檔案沒有一個具有針對性的、明確的制度和規范。這就要求我們必須根據上級主管機關的有關制度規范,結合實際情況,制定授信檔案的標準和制度,可以參考的制度和標準有《企業檔案工作規范》(DA/T42—2009)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002)、《金融企業業務檔案管理規定》(檔發[2015]3號)。以上這些標準規范提供了一個總體的框架和原則,但它們只闡述了檔案某一方面或者某一部分的管理要求,并未就授信檔案的概念、管理流程、操作標準等內容進行全面且詳細的定義和規范。因而,制定出切合銀行自身實際的、詳細可操作的制度標準,是保證授信檔案規范化管理,提升授信檔案管理質量的前提條件。在制定制度規范時,首先應堅持全過程管控的原則,鑒于授信文件產生機構的復雜性,授信檔案管理的標準規范必須能覆蓋授信業務的全流程,在制定管理制度時,必須考慮檔案工作與業務工作之間的關聯,保證它們之間協調統一。其次應規范文件材料的整理,在業務管理制度中要充分體現歸檔文件的范圍以及文件收集、歸檔的標準,歸檔的標準不僅涵蓋普通文件的整理,還要針對證照、單證這些載體文件制定出整理規范,在文件歸檔的前提下保證檔案實體不被破壞。最后應落實文件歸檔的責任制,將授信檔案工作落實到業務工作的具體崗位和具體人員,要求各崗位人員嚴格執行制度、履行工作職責、嚴格操作流程、提高檔案意識,在貸款申請、調查、審查等各環節中做到材料收集齊全、文件定期整理并及時立卷歸檔,確保檔案資料齊全完整。

3.3構建授信檔案信息化的平臺。銀行檔案信息化,是銀行發展對檔案工作的要求,也是檔案管理自我提升、發展壯大的根本出路。目前銀行檔案信息化的主要形式是建立檔案管理系統,橫向上,將文書檔案、業務檔案、實物檔案、聲像檔案等銀行所有的檔案門類納入統一平臺,實現銀行檔案資源的集中、統一管理;縱向上,應實現檔案從收集、整理、利用到鑒定銷毀的全生命周期管理,保證了檔案管理流程的規范性和檔案信息資源的安全性。同時,利用網絡傳輸的便利條件,實現信息資源的共享,開發信息資源的價值。在授信檔案信息化方面,檔案管理系統應與授信業務影像系統建立接口,或在業務影像系統的后端增設檔案管理模塊,這樣影像系統中已有的影像可以及時為檔案系統或檔案模塊所用,不必重復錄入、掃描。建立完善的用戶權限分配機制,除滿足內部查詢外,外部監管部門檢查,也可以開放系統查詢用戶的功能,提高外審人員查詢,可避免調閱紙質檔案時的丟失、混亂等現象發生,提高檔案利用效率和滿意度。

參考文獻:

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[3]王秀云.商業銀行檔案管理集中化、電子化與編研深化的思考[J].科技與企業,2012(15).

[4]賈煥梓.提高商業銀行檔案管理水平的思考[J].黑龍江檔案,2017(04).

作者:桑晟 單位:中國醫學科學院放射醫學研究所

論銀行授信檔案管理中的問題及對策責任編輯:陳老師    閱讀:人次
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