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經濟事項合同審計的現狀及重要性

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摘要:經濟事項的合同簽訂是維護合同雙方利益公平,制約合同雙方行為,明確雙方責任的一把利器。對于醫院經濟事項合同審計,我們不但需要常規進行事前、事中、事后審計,更需要注意其中的關鍵點。不管對于支出類經濟事項,還是收入類經濟事項,都要進行有意識地進行事前規范的合同簽訂,形成合同會審制度,建立一系列規范的合同模板,加強合同備案登記,以求將經濟事項合同規范化,制度化,將合同風險降低,保證醫院的利益與資產安全。

關鍵詞:經濟事項;合同規范化;關鍵點

一、經濟事項合同審計的現狀及重要性

隨著國家經濟發展,醫院的經濟事項也越加繁多,改革的進一步深化,醫院很多服務都進行了外包,例如:清潔服務、食堂服務、秩序維護服務、被服洗滌服務等。除了外包合同還有其他應運而生的財產保險合同等新興合同。這些經濟事項都需要簽訂規范的合同,來維護雙方的利益,保證醫院的財產安全,服務有序。2012年頒發的《行政事業單位內部管理規范》中關于合同管理的規定:是否實現合同歸口管理;是否明確應簽訂合同的經濟活動范圍和條件,是否有效監控合同履行情況,是否建立合同糾紛協調機制。醫院的經濟事項簽訂的合同主要包括收入合同和支出合同兩大類,其中支出類合同包括:物資采購、基建工程、外包服務以及設備維修類合同。收入合同包括了各類團體醫療服務合同,目前經濟事項簽訂的合同種類繁多,數量愈加龐大,但仍存在許多經濟事項未簽訂合同,或者合同簽訂不規范現象。支出類合同容易引發所采購的物資不滿足需求、后續服務跟不上,工程存在質量問題等一系列風險,收入類合同則會直接導致所提供醫療服務收不到相關款項,形成壞賬,給醫院帶來直接經濟損失。并且近年來屬于醫院“三重一大”的經濟事項都需要合同規范,經濟事項若未簽訂規范合同,很容易引起糾紛,造成醫院資產流失。

二、經濟合同審計內容經濟事項

合同審計包括事前預防審計、事中審計以及事后審計三部分。首先要進行事前預防審計,對于常規性的經濟事項,需與專門的法務人員進行溝通,建立經濟合同規范模板,具體分為設備、耗材采購、基建合同等幾類標準合同和特殊合同的服務類采購,由于各大醫院對于外包服務的需求不盡相同,所以要結合實際的相關服務需求以及績效考核方法制定規范的服務類支出合同。并且設計出合同會審流程,由經濟事項相關科室發起,須簽訂合同的經濟事項多的相關科室設立合同專管員,經財務部門和審計部門進行收付款條件、簽訂時間以及合同時間、金額以及合同雙方職責明確的條款進行審核;由審計部門根據市場調查、同類服務調查以及成本加成法之后進行價格審定;結合招投標審計對中標公司資質、招標服務公司資質情況進行審核;對于“三重一大”事項要注意資金來源以及領導層層審批資料;在經過一系列的審核之后才能進行合同的簽訂,合同訂立時要注意訂立合同方必須為單位法人或授權人,以防范合同失效風險。財務部門對簽訂的經濟合同進行登記,以便后期的跟蹤。其次,對于合同簽訂以后的事中審計,要注意對經濟合同的執行情況進行審計,對于在合同期間的經濟事項進行抽查,查核執行情況與合同內容情況是否相符,采購到的貨物與合同內容中的描述是否相符,防止偷梁換柱。經濟事項合同需要變更或者續簽,需要合法合規,并且重新需要上級領導批示,通過合同會審流程以后才能進行續簽,原則上續簽的金額不得超過原合同金額的10%。最后,合同期間結束后的審計。對于工程類合同需要留意質保金的退回進行核查,對于設備類合同要留意維保期的時間段,以防出現還在維保期的設備需要不必要的維修支出。

三、經濟合同審計的關鍵點

在進行日常經濟事項活動時,醫院在執行一般的經濟合同審計過程中不僅要按流程進行內容審計,尤其需要注意一些關鍵點:

(一)經濟事項必須訂立合同對于收入類經濟事項一定要簽訂合同,例如:團體性體檢服務、醫療業務合作,只有在提供醫療服務之前簽訂了合同,并且簽訂的合同規范可靠,才具有法律效力,后期追回應收款項時,才能據理力爭,有證據有能力對款項進行追回,減少經濟糾紛的產生。

(二)合同簽訂方需為單位合同簽訂一定要以單位的名義簽訂合同,而不是以服務科室或者其他相關辦公室。如果以服務科室為合同簽訂方,構成越權代理簽訂合同,很可能會面臨經濟合同變成無效合同的情況,這對于經濟事項的雙方都失去了制約。

(三)經濟事項進行前簽訂合同收入類合同一定要簽訂以后才能進行經濟事項或者醫療服務,一旦合同簽訂管理不完善,不要等到簽訂合同以后,或者經濟事項完成以后卻發現缺少合同或者合同不規范,以致欠款收不回形成壞賬,導致資產流失。

(四)領導的重視對于經濟事項的合同簽訂,需要領導給予一定的重視,定期要求相關歸口管理業務部門,尤其是存在大量經濟事項的業務科室,加強對于合同的管理,進行合同備案。加強合同簽訂規范化的培訓,使得全院了解規范化合同的重要性,提高進行經濟事項時要簽訂規范的合同的認識,才能更好地防范合同風險。

(五)審計人員的專業素養對于經濟合同的審計需要審計人員具備一定的專業素養,一是需要具備相關會計、審計專業知識,二是需要對最新的采購法律法規、合同法律法規具有高度的敏感性,三是熟練掌握相關核實企業資質、各類物資以及服務定價的方法,同時對于基建工程的預算決算、信息技術、采集數據的方式方法有一定程度的了解,所以審計人員需要定期進行法律法規方面的培訓,提高專業素養。

(六)合同會審制度的實行在簽訂合同之前對于合同內容的規范性與財務部門、后勤設備管理部門進行會審,對于合同內容中尤其是合同金額,付款條件、合同期間、供應商資質、資金來源、有無審批資料、維保情況、服務需求標準進行嚴格的審核,之后再進行合同簽訂。避免產生不必要的風險。

四、防范經濟合同審計風險的對策

對于防范經濟合同審計風險,我們要從建立制度,提高意識,設置模板,設立專人等幾個方面進行入手:

(1)進行內部控制制度建設,將經濟事項按金額多少進行分級審批,經過層層審批后,再經過財務部門與審計部門的會審。將此流程寫進制度,用制度對合同簽訂流程進行制約。

(2)財務部門建立合同簽訂備案制度,經濟事項相對來說比較多的部門設立專人負責合同管理事宜。

(3)按物資采購、工程建設、服務類建立基本合同模板,規范合同簽訂。

(4)對相關業務部門進行合同規范化培訓,提醒相關人員有關收入類的經濟事項在進行之前一定要簽訂合同,強調訂立經濟合同的必要性。

五、結語

醫院提高經濟事項合同的內部控制,加強工作開展,對于保護醫院利益,保障資產安全,提高經濟效益以及合法權益有著重要作用,定期進行合同專項審計,加強合同常規性審計,尤其對于收入類經濟事項合同的簽訂會直接減少經濟損失,對于推動醫院的發展具有重要作用。隨著經濟進一步發展,繼續深化改革的進行,越來越多的經濟事項需要簽訂規范化合同,防止經濟糾紛出現,防范合同風險,使得醫院經濟運行井然有序。

參考文獻:

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作者:余旭珊 單位:廣州市第十二人民醫院

經濟事項合同審計的現狀及重要性責任編輯:陳老師    閱讀:人次
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